De 8 meest gemaakte fouten bij online events

Het voorbije jaar schakelden we massaal over op online of virtuele events. Een interessante evolutie, want online webinars, opleidingen en beurzen bieden enorme voordelen en nieuwe mogelijkheden. Als je het juist doet, tenminste. Helaas gaat het nog vaak mis. Communicatie Expert Jan Poté benoemt de 8 meest gemaakte fouten.

Fout 1: Er wordt te weinig aandacht besteed aan de klantenbeleving

Een event is een totaalbeleving die begint bij de uitnodiging en ook nadien nog even verder leeft. Aspecten als de save the date, de invite, de herinnering, het onthaal en de communicatie achteraf zijn dus enorm belangrijk. Hier moet gekeken worden naar de doelgroep, het thema, de USP’s van het event, het concept, enzovoorts. Bij online events gebeurt dat veel te weinig. Er worden stappen overgeslagen, en dat gaat ten koste van de klantenbeleving. Hierdoor heeft het event veel minder impact.

Fout 2: Er is te weinig tweerichtingscommunicatie

De kracht van een event is het feit dat je mensen samenbrengt en zo de communicatie faciliteert. Bij een virtueel event is dat natuurlijk veel moeilijker, want je moet dit anders aanpakken en creatiever zijn. Het gevolg is dat er bij online events nog te veel wordt ‘gebroadcast’. Enkel de zender is aan het woord. Er worden wel pogingen gedaan om het wat interactiever te maken, zoals met een chatfunctie of een vragenrondje, maar dat is niet voldoende. Om online tweerichtingscommunicatie en relatiebeheer mogelijk te maken, heb je een eventplatform nodig dat dit ondersteunt. Zo zijn er platformen die virtuele handshakes, chat- en outbreak rooms en polls ondersteunen.

Fout 3: De perceptie dat online events tijdelijk zijn

Heel wat mensen denken dat online events zullen overwaaien eens de coronacrisis voorbij is. Het gevolg is dat ze zich niet echt verdiept hebben in de kunst van virtuele events en er ook niet in geïnvesteerd hebben. Ze trekken hun plan met Microsoft Teams of andere low cost oplossingen, die prima zijn voor vergaderingen, maar niet voor een echt event. En dat is een gemiste kans, want online en zeker hybride events are here to stay. Zo ken ik verschillende organisaties die nu al beslist hebben om hun opleidingen voortaan als e-learning aan te beiden. Of bedrijven die nog een groot event per jaar zullen organiseren, en de rest online.

Fout 4: Het uitgangspunt dat virtuele events goedkoper zijn

Als je een professioneel event wil organiseren, fysiek of online, heb je daar een bepaald budget voor nodig. Bij fysieke events vormen de locatie en de catering een grote kostenpost. Bij online events valt locatie weg, maar daarvoor komt de investering in je eventplatform in de plaats. Ook catering wordt steeds vaker aangeboden. Het grote voordeel van virtuele events is dat je bereik vele malen groter is. Omdat mensen zich niet hoeven te verplaatsen, hebben ze meer mogelijkheden om deel te nemen en krijg je dus een grotere opkomst. Het is dus verstandig om te investeren in de juiste tools.

Fout 5: Fysieke events zijn nog steeds de gouden standaard

Als gevolg van de coronamaatregelen hunkeren we allemaal naar contact met anderen. We hebben heimwee naar de fysieke events van vroeger en voor veel mensen vormt dat nog steeds de norm. Alles wat online is of hybride, wordt als plan B beschouwd. Die mindset is echter volledig onterecht, want de kansen die je kan creëren met virtuele events gaan vaak een stuk verder dan het fysieke. Daarom ben ik zo’n voorstander van hybride events, want op die manier kan je echt best of both combineren.

Fout 6: Online events worden door dezelfde mensen georganiseerd als fysieke events

Een online event organiseren vraagt heel andere skills en kwaliteiten dan een fysiek event. Denk maar aan videoproductie, regie, het managen van de interactiviteit, etc. Toch worden online events vaak nog toevertrouwd aan de klassieke event manager, die hierdoor in een totaal ander en minder vertrouwd speelveld terecht komt. Bij goede virtuele events spelen tools en technologie een veel grotere rol dan bij klassieke events. Als je dit niet in de vingers hebt, heb je weinig kans op slagen.

Fout 7: Er wordt nog gewerkt met een klassieke powerpoint presentatie

Powerpoint is nog steeds de meest gebruikte presentatietool. Voor online of hybride events is deze echter totaal achterhaald. Het is al een hele uitdaging om met powerpoint een live publiek bij de les te houden, dus online is dat nog heel wat moeilijker. De presentatie moet levendig en interactief zijn en goed in elkaar zitten. Dat vraagt om de nodige skills en tools.

Fout 8: Er wordt te weinig getest

Wie al eens een event heeft georganiseerd, live of online, weet dat er heel wat zaken kunnen misgaan. Zo crashte onlangs het systeem van het eerste online autosalon omdat er te veel deelnemers tegelijkertijd aanwezig waren. Er is maar een manier om dit te vermijden, en dat is testen, testen, testen. En dan bedoel ik echt alles wat mogelijk kan misgaan: of de e-mails goed toekomen, of het platform goed draait op alle browsers, of het systeem het juiste volume deelnemers aankan, of alle links goed werken, etc. Ook adviseer ik om bij elk type event een war room in te richten met technici en coördinatoren die op alles voorbereid zijn en op het moment zelf kunnen ingrijpen als het nodig is.

Benieuwd hoe jij van jouw volgende online event wél een daverend succes maakt? Je ontdekt het tijdens ons lunch webinar over Virtual Event Marketing op donderdag 27 mei. Er zijn nog een aantal plaatsen, dus schrijf je snel in!