Zo zorg je voor een goede onboarding van freelancers [Checklist]

Hoera! Na een lange zoektocht heb je de geknipte freelancer gevonden voor je opdracht. Wil je dat je freelance expert zo snel mogelijk op volle snelheid meedraait aan je project? Met deze handige (uitprintbare) checklist zorg je voor een goede start en een succesvolle samenwerking. Ready for take off?

Optimale samenwerking met freelancers

Je krijgt geen tweede kans om een eerste indruk te maken. Onboarding is dan ook cruciaal om een freelancer efficiënt te laten starten. Bovendien zorgt het er ook voor dat een freelancer meteen ondergedompeld wordt in je bedrijfscultuur. Zo verhoog je niet alleen de effectiviteit, maar ook het enthousiasme en de loyaliteit van de nieuwe freelancer.

1. Maak vooraf duidelijke afspraken

Als je beslist hebt met welke freelancer je in zee gaat, maak dan meteen duidelijke afspraken.

• Hoeveel uren of dagen per week verwacht je dat hij of zij beschikbaar is voor opdrachten?
• Wil je dat een freelancer aanwezig is op kantoor of is werken van op afstand ook mogelijk? Je kunt natuurlijk ook kiezen voor een hybridemodel, waarbij de freelancer thuiswerk combineert met een of enkele dagen op kantoor.

Stuur een mailtje met praktische afspraken voor de eerste werkdag.

• Hoe laat start de nieuwe medewerker?
• Welke afspraken heb je alvast ingepland?
• Brengt de freelancer zelf zijn eigen laptop mee?

Freelancers die vooraf al een e-mail krijgen, voelen zich meer welkom. Ze zullen met meer enthousiasme aan de nieuwe opdracht starten.

2. Help een freelancer op weg

Met een freelancer haal je extra expertise in huis. Toch betekent dat niet dat freelancers automatisch weten wat je van hen verwacht. Ga er niet van uit dat een freelancer alle nuances van je bedrijf kent, hoe goed ze zich ook hebben voorbereid.

Neem daarom op de eerste dag de tijd om de kernwaarden van je bedrijf te bespreken. Praat over je verwachtingen en vertel zo gedetailleerd mogelijk welke vereisten voor jou belangrijk zijn.

Als de opdracht helder is, dan zul je merken dat een freelancer zich sneller kan inwerken en in geen tijd zelfstandig aan de slag kan om de opdracht tot een goed einde te brengen. Deze tijdsinvestering op dag 1 zal je op termijn veel tijd besparen.

3. Maak tijd voor een kennismaking met het team

Maakt je freelancer deel uit van je marketing- of communicatieteam? Plan dan een persoonlijke kennismaking in met alle teamleden. Organiseer misschien een gezamenlijke lunch op de eerste dag. Dat maakt samenwerken eenvoudiger, want je nieuwe freelance medewerker weet zo meteen wie de meest geschikte collega is om een bepaalde vraag te stellen.

Je creëert op deze manier ook verbondenheid tussen een tijdelijke medewerker en de andere teamleden. Dat bevordert open communicatie en zorgt ervoor dat je freelancer zich gewaardeerd voelt.

4. Breng de juiste medewerkers op de hoogte

Start een freelancer binnenkort? Breng dan alle personen (best vooraf) op de hoogte die met hem of haar zullen samenwerken. Voor een succesvolle samenwerking is een goede communicatie onmisbaar. Maar ook je eigen medewerkers willen graag weten waarom je een freelance expert onder de arm hebt genomen.

Vertel vooraf duidelijk waarom je tijdelijke versterking in huis haalt, wat medewerkers mogen verwachten van deze freelancer en wat het gewenste resultaat zou moeten zijn. Dat bespaart je later mogelijks ontelbare uren aan misverstanden en eventuele spanningen.

5. Geef toegang tot de juiste tools

Intranet, een gedeelde server, toegang tot VPN, StoryChief, Slack, Basecamp, Asana, Trello, OneDrive of Google Drive ... Elk bedrijf gebruikt digitale platformen voor verschillende doelen.

Leg freelancers uit welke platformen je gebruikt en nodig hen uit ermee aan de slag te gaan. Geef je een freelancer volledige rechten tot Slack? Of geef je hem of haar toegang tot bepaalde kanalen?

Doorgaans werkt het ook het best als je een freelancer voldoende rechten geeft zodat hij ook interne discussies kan zien die niet meteen gerelateerd zijn aan zijn opdracht. Zo pikt hij of zij het snelst de bedrijfscultuur mee op.

Neem je bij de start de tijd een freelancer in te werken in de digitale tools van je bedrijf? Dan kan die vervolgens het geleverde werk op de juiste manier kan opleveren. Dat zal je op termijn heel wat tijd en onduidelijkheden besparen.

6. Spreek communicatieregels af

Beslis vooraf welke communicatiestroom een freelancer volgt om de samenwerking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

• Hoe vaak verwacht je dat een freelancer je op de hoogte houdt van zijn vorderingen?
• Wil je graag een wekelijks telefonisch overleg, of spreek je een virtuele meeting af?
• Verkies je dagelijks e-mails met daarin een overzicht van de vorderingen?

Neem regelmatig de tijd voor een overleg om verwachtingen, doelstellingen en vorderingen te bespreken. Deze meetings hou je het beste gescheiden van gesprekken over strategie, zodat het niet op het einde van een drukke agenda geperst wordt en niet de nodige tijd en aandacht krijgt.

Pols zeker eens na de eerste dag, na een week en na een maand hoe de zaken lopen, of jullie je draai al gevonden hebben, of er nog bepaalde zaken zijn die ontbreken.

7. Bezorg een freelancer je stijlgids

Met een stijlgids kun je de veelgestelde vragen van freelancers opvangen.

• Wat zijn je huisstijlkleuren?
• Tutoyeer je klanten of spreek je hen aan in de u-vorm?
• Zijn er woorden of uitdrukkingen die je liever niet gebruikt om je product of bedrijf te omschrijven?
• Waar vindt een freelancer je fotodatabase?

Met een stijlgids vermijd je niet alleen dat je steeds dezelfde vragen moet beantwoorden, je zorgt er ook voor dat de look & feel van je bedrijf altijd op de juiste manier in woord en beeld wordt gebracht.

Vergeet niet om deze gids regelmatig te updaten. Voeg ontbrekende informatie toe over vragen die je regelmatig krijgt en zorg ervoor dat de stijlgids altijd actueel is.

8. Maak een portfolio met je grootste successen

Voor vaste medewerkers zijn de succesverhalen van je bedrijf parate kennis. Vaak verwijs je ernaar als je aan een nieuwe opdracht start. Daarom kan het interessant zijn om je beste artikelen en infographics en de grootste succesvolle cases te bundelen in een portfolio.

Geef je een freelancer een nieuwe opdracht? Dan kun je meteen verwijzen naar gelijkaardige opdrachten die het gewenste resultaat behalen.

9. Vraag feedback en meet je succes

Geen enkel onboardingproces is perfect. Vraag elke freelancer na de startperiode wat hij ervan vond. Begrepen ze de opdracht na de eerste dag? Vonden ze snel hun weg? Wat hadden ze liever in het begin geweten?

Neem de feedback die je krijgt mee om je onboarding te verbeteren.

10. Automatiseer je onboardingproces

Staat je onboarding op punt? Documenteer dan de verschillende stappen en de personen die hierbij betrokken moeten worden. Want tenslotte zijn we allemaal mensen – het ligt voor de hand dat we uit het blote hoofd af en toe een stap vergeten.

Als je de onboarding van freelancers vastlegt in een vooraf bepaald proces, dan kun je daar ook grote delen van automatiseren. Dat lijkt misschien een grote inspanning, maar het is er wel eentje dat je later heel wat kopzorgen en tijd zal besparen.

Heb je graag hulp bij het opstellen van een succesvolle onboarding van freelancers? Wij zetten onze expertise graag in om jou daarbij te helpen. Ondertussen kun je de checklist uit deze blog afdrukken.