Je hebt een opdracht afgerond, de afgesproken deadline behaald en je opdrachtgever blij gemaakt met jouw werk. Hoe zorg je ervoor dat een klant vervolgens snel jouw factuur betaalt? Beginnende freelancers kunnen we geruststellen: de meeste opdrachtgevers betalen op tijd. Wanbetalers zijn een uitzondering, zeker als je zelf moeite doet om ervoor te zorgen dat jouw klanten stipte betalers worden. Onze tips op een rijtje.
Onduidelijke facturen worden later betaald. Zorg daarom dat je factuur overzichtelijk is en alle informatie bevat die wettelijk verplicht is.
Voeg ook alle informatie toe die belangrijk is voor je klant. Voordat je een factuur opmaakt, vraag je daarom best eerst aan je opdrachtgever of het nuttig is om een projectnummer, een kenmerk of andere extra info toe te voegen. Zolang al die informatie niet op je factuur staat, zal je ook niet betaald worden.
Een online facturatieprogramma zoals Moneybird kan je daarbij heel wat werk uit handen nemen. Het programma zorgt ervoor dat alle wettelijk verplichte info op je facturen staat, maar ook dat er automatisch een betalingsherinnering verstuurd wordt als de afgesproken betalingstermijn is overschreden.
Sommige freelancers wachten soms maandenlang met het opstellen van een factuur. Hoe langer je wacht, hoe vager de herinnering wordt aan de opdracht die je hebt afgerond.
Wil je snel betaald worden? Reageer dan zelf ook snel. Maak je factuur meteen op nadat je project afgerond en goedgekeurd is. Binnen de 2 dagen na oplevering is een goede richtlijn.
Laat de bedragen op je factuur niet te hoog worden. Voor grotere opdrachten kan je een tussentijdse factuur opmaken. Ga je voor enkele maanden aan de slag gaat bij een opdrachtgever, dan is het gebruikelijk om op het einde van elke maand een factuur te maken.
Zorg dat je consequent bent: als een klant een tussentijdse factuur of voorschot niet tijdig betaalt, vraag dan meteen na wat het probleem is. Begin niet aan de rest van het werk voordat de eerste factuur betaald is. Voor nieuwe klanten kan je vooraf een voorschot vragen.
Opdrachtgevers durven een factuur te laten liggen totdat ze een herinnering hebben ontvangen. Stuur daarom meteen nadat de betalingstermijn is afgelopen een eerste vriendelijke, maar kordate herinnering.
Voeg daarbij een kopie van de factuur. Misschien is je opdrachtgever de factuur kwijtgeraakt. Dankzij jouw goede administratie hoeft hij niet te zoeken naar de juiste factuur, maar kan hij direct betalen.
Hardnekkige wanbetalers negeren jouw herinneringen waarschijnlijk. Als je de klant opbelt om hem erop te wijzen dat de vervaldag overschreden is, dan kan dat vaak volstaan voor een vlotte betaling.
Bel de klant en vraag wat de reden is dat de factuur nog niet betaald is. Het is vervelend dat jij hard gewerkt hebt en dat je je geld nog niet gekregen hebt. Je mag de opdrachtgever daar gerust op wijzen.
Zorg dat je duidelijk de betalingsafspraken documenteert, zodat je goed weet welke beloftes niet waargemaakt worden door de klant. Zorg er ook voor dat je achteraf nog kan terugvinden wanneer je een klant een factuur verstuurd hebt en wanneer de (eerste) herinnering de deur uitging.
Juridische stappen zetten om een wanbetaler te laten betalen, is vaak een dure en omslachtige werkwijze. Probeer daarom eerst meermaals een herinnering te sturen en contacteer de opdrachtgever persoonlijk.
Reageert je klant niet, dan kan je een aanmaning of ingebrekestelling sturen. Dat is een laatste schriftelijke aanmaning waarin je aan je opdrachtgever laat weten hoeveel dagen tijd hij nog heeft om te betalen.
Stuur deze aanmaning enkel als je ook echt van plan bent om daarna een incassobureau in te schakelen.
Als een opdrachtgever na 90 dagen, meerdere herinneringen, telefoons en aanmaningen van jou nog altijd niet betaald heeft, dan kan je een incassobureau inschakelen.
Sommige incassobureaus werken met een no cure no pay beleid. Je betaalt hen pas nadat de wanbetaler jou heeft betaald. Daardoor hoef jij geen extra kosten te maken vooraleer je zelf je geld gezien hebt, maar het kost je natuurlijk wel geld.
Oeps! Je lijkt te surfen met een verouderde browser. Dit kan er voor zorgen dat je deze website niet optimaal weergegeven krijgt. We raden je dan ook aan om de laatste versie van je favoriete browser af te halen. Met een geüpdate browser kan je het internet op een moderne en veilige manier verkennen.
