Virtuele events, voortaan vaste waarde in je marketingstrategie?

De uitrol van de vaccins is gestart, maar nu al is duidelijk dat ook in 2021 virtuele events eerder regel dan uitzondering zullen zijn. We zijn er bovendien van overtuigd dat virtuele events de komende jaren een vaste waarde worden in elke marketing- en communicatiestrategie. Maar hoe begin je aan een virtueel event? Virtuele events vragen om een andere aanpak dan fysieke events, maar dynamiek, beleving, interactie en relevante content blijven de hoekstenen.

Stel je vooraf deze vijf vragen, en je hebt meteen een goede basis om jouw event op uit te bouwen.

1. 100% digitaal of hybride?

De keuze voor een virtueel event sluit een fysieke component niet uit. Organiseer je een event binnen je eigen bedrijf, dan kunnen (een deel van) je werknemers mogelijk fysiek aanwezig zijn. Daarnaast kan je bijvoorbeeld een beperkt publiek toelaten bij een keynote, of workshops brengen met publiek verspreid over meerdere locaties. In Corona-tijden is dit handig als je het aantal deelnemers moet beperken, maar ook op andere momenten kan je je event op deze wijze openstellen voor een breder, (geografisch) verspreid publiek. Denk maar aan het vermijden van lange reistijden, vervoerskosten, enz …

2. Wat staat er op het programma?

Of je nu fysiek of virtueel een event organiseert, de content die je aanbiedt en de manier waarop je deze praktisch presenteert aan bezoekers blijft een prioriteit. Een online event is zoveel meer dan een saaie stream. Net zoals bij een fysieke conferentie kan je het programma opsplitsen in keynotes, breakout-sessies, chatrooms, netwerkmomenten, interactieve Q&A-workshops … Online kan je de content zelfs nog meer toespitsen op de interesse van deelnemers en een gepersonaliseerde ervaring creëren. Een unieke troef.

3. Breng je alles live?

Uiteraard kan je 100% live gaan, maar het ideale virtual event mixt moeiteloos live-feeds met vooraf opgenomen content. De live sessies versterken de eventbeleving en zorgen ervoor dat je als deelnemer niets wil missen; met de opgenomen content kan je dan weer extra creatief zijn en een sterke, kwalitatieve productie leveren. Ook bij vooraf opgenomen content kan je vlot tijdens het streamen ervan in interactie gaan via live-chat, second screens enz … Afhankelijk van jouw doelen en publiek is zelfs 100% vooraf opgenomen content een optie. De meest recente productvoorstellingen van Apple zijn hier een mooi voorbeeld van.

4. Hoe wil je engagement oproepen?

Online events zijn nog te vaak een ‘plan B’ of ‘copy-paste oefening van fysieke events’. Dit leidt tot online event moeheid omdat elke vorm van beleving, interactiviteit en connectie ontbreken. Een virtueel event hoeft nochtans niet te betekenen dat deelnemers “geïsoleerd” achter het scherm zitten. Live vragen stellen, een poll of quiz lanceren onder de deelnemers, 1-op-1-netwerkgesprekken inplannen, notities en documenten uitwisselen … De uitdaging om online engagement op te wekken is groter dan bij een fysieke samenkomst, maar de mogelijkheden zijn onuitputtelijk.

5. Welke KPI’s zijn belangrijk, en welke data wil je verzamelen?

Een event is pas geslaagd als er een concrete meerwaarde is voor de deelnemers en de organisatoren. Vertrek daarom vanuit een duidelijke strategie met meetbare KPI’s en doelstellingen. Op welke basis ga je het succes meten? Denk bijvoorbeeld aan:

• Aantal registraties;
• Het effectieve aantal kijkers tijdens live sessies;
• Aantal netwerksessies;
• Hoeveel vragen er gesteld worden door deelnemers;
• Het aantal leads/nieuwe klanten;
• Aantal downloads tijdens je online event;
• …

Netwerken lukt net een tikkeltje makkelijker in een fysieke omgeving, maar op vlak van data verzamelen staat online sterker in de schoenen.

Vind je niet meteen een antwoord op deze 5 vragen? Of net wel, en wil je snel een online event op de rails zetten? Onze virtual event (marketing) teams ontzorgen je van A tot Z. Of sluit een voorgedefinieerd pack beter aan bij je noden? Neem contact op met Remi of An, zij vertellen je er graag alles over.